Comment conduire et gérer les projets de mon entreprise

Pour conduire et gérer les projets de votre entreprise, suivre les étapes suivantes :

1. L’IDEE DE VOTRE PROJET DOIT ERTE CLAIRE ET PRECISE

Il est important de savoir ce que vous voulez et où vous voulez aller, savoir ce que vous voulez réellement et précisément faire, pour pouvoir ensuite construire le chemin qui vous y conduira dans les meilleures conditions.

Pour ce faire, vous devez impérativement répondre aux questions « Qu’est-ce que je veux faire ? Ce qui renvoi à quoi ? » Et « Quelle est la finalité ? Pour moi, pour les autres… ? Ce qui renvoi à pourquoi ? »

Prenez le temps nécessaire mais raisonnable pour répondre à cette question afin de pouvoir définir pour votre projet des objectifs de temps, de qualité et de coût. Gardez à l’esprit que ces objectifs doivent toujours être spécifiques, mesurable, atteignable, réalisable et temporel

Donner un nom à votre projet, Faire constamment du brainstorming en solo et en équipe, tester si possible l’idée et prendre toujours des notes à mettre plus tard en ordre vous donnera une idée claire et précise de votre projet.

2. MAITRISER VOTRE ENVIRONNEMENT

Le but ici est de connaitre son environnement et en avoir conscience.
Il est indispensable de connaitre :

  • – les forces, les faiblesses, les menaces et les opportunités de votre projet,
  • – Les principaux acteurs de votre projet et quel est leur rôle,
  • – Les méthodes, les procédures, les réglementations, les outils employés.
  • – Les ressources humaines, financières et matérielles à réunir.
  • – Plus concrètement, vous aurez fait le tour complet si vous êtes en mesure de répondre aux questions suivantes :

• Comment ça marche ? Moyens, coûts, compétences, procédures, réglementations, délais…
• Qu’est-ce qui ne marche pas ? La localisation, la disponibilité du public, les contraintes techniques, juridiques…

3. DRESSER LE BUDGET PREVISIONNEL

Elaborer le budget prévisionnel de votre projet vous permettre d’évaluer sont coût et de faire immédiatement le parallèle le avec les ressources financières dont votre entreprise dispose et les ressources financières externes que vous pourrez solliciter.

Autrement dit, vous pourrez à partir d’un tel budget savoir de quelles capacités et possibilités financières disposent votre entreprise pour réaliser ce projet.

. Le budget prévisionnel doit refléter fidèlement l’analyse de vos besoins et les ressources que vous avez ou que vous comptez réunir pour les satisfaire. Soyez sûr d’une chose, c’est sur cet élément du dossier que vos interlocuteurs jugeront, d’un coup d’œil, du sérieux de votre motivation et de la rigueur de votre démarche. Pas de projet sans argent, pas d’argent sans un minimum de comptabilité, pas de comptabilité sans budget prévisionnel écrit.

4. REDIGER LE PROJET

A ce stade vous êtes censé avoir réuni pendant la phase de réflexion, de test, de recherche et de budgétisation tous les éléments pour monter votre projet afin éventuellement de rechercher des financements et des partenaires.

Formaliser le projet revient à répondre ou à pouvoir répondre aux questions Qui, quoi, pourquoi, pour qui, comment, où, combien ?

Qui ? Porteur et origine du projet. Pourquoi, Pour qui ? Objectifs et Finalités. Quoi, Où, Quand ? Contenu précis (description), échéance et localisation du projet. Comment ? Approche technique (besoins, ressources, compétences…). Combien ? Approche financière.

5. RECHERCHER DES PARTENAIRES

Trouver des partenaires ou des sponsors vous augmentera certainement vos chances d’aller au bout de votre idée et réaliser votre projet.

Les partenaires peuvent être aussi bien du secteur public que secteur privé : Organisations internationales, Ministère, mairies, associations, entreprises, commerçants, ONG, …

En fonction du projet et des partenaires sollicités, vous pouvez obtenir :

  • • Un soutien financier : sponsoring, mécénat, prêt, subvention, bourse, prix…
  • • Une aide en nature : réduction sur du matériel, prêt d’un local…
  • • Un parrainage médiatique : articles ou reportages sur votre projet.
  • • Des conseils et des contacts : mise en relation avec d’autres partenaires potentiels.
  • • Une caution morale : les encouragements de vos partenaires sont précieux, surtout si ce sont des personnalités reconnues.
  •  Une approche nouvelle ou des pistes pour développer votre projet à laquelle vous n’aviez pas pensé.

Comment procéder ?

  • • Sélectionnez vos « cibles » : une vingtaine au maximum après avoir identifié, pour chacune d’entre elles, comment elle peut vous aider et ce que vous pouvez éventuellement lui apporter en contrepartie.
  • • Construisez un argumentaire court et précis.
  • • Formulez une demande réaliste.
  • • Envoyez un dossier adapté au partenaire et dans la mesure du possible prenez rendez-vous.
  • • Préparez soigneusement l’entretien.
  • • Demandez à formaliser les engagements par écrit. Ce qui n’est pas écrit, n’est pas acquis.
  • • Suivez de près les décisions et assurez-vous qu’elles sont appliquées.

BON A SAVOIR
Les sponsors et les partenaires aiment :

  • – Qu’on sache ce qu’ils représentent.
  • – Qu’on leur dise qu’ils sont indispensables au projet.
  • – Pouvoir communiquer à travers le projet.
  • – Rencontrer un jeune qui a la même passion qu’eux.
  • – L’enthousiasme et la détermination.

Les sponsors et les partenaires détestent

  • – Etre appelé cinq fois par jour pour savoir s’ils ont pris une décision.
  • – Perdre leur temps et leur argent.
  • – Ne pas comprendre ce que vous leur dites.
  • – Avoir l’impression qu’on leur force la main.

6. ETABLIR UN PLAN D’ACTION

Le plan d’action est comme une « check-list ». C’est simple, c’est du GBS (Gros Bon Sens). Il permet de savoir ce qu’il y a à faire, qui doit le faire et quand. Le plan d’action est le tableau de bord du projet.
Il permet :

  • – D’organiser votre travail en grandes étapes.
  • – De planifier dans le temps les activités et les tâches de chaque étape.
  • – De visualiser l’état d’avancement du projet.

Chaque étape doit être considérée comme un objectif avec :

  • – Une cible à atteindre.
  • – Une mesure quantitative ou qualitative que vous avez fixée vous-même, qui indique que l’objectif est atteint.
  • – Une échéance de réalisation.

Le temps est au cœur du plan d’action. N’ayez pas les yeux plus gros que le ventre, Faites preuve de lucidité pour évaluer le temps nécessaire à chacune des tâches que vous vous êtes fixées.
Pensez en semaines, voire en mois, mais fixez des dates réelles d’échéance. De toute façon, au début, vous serez toujours trop court, alors prévoyez large.
Vous devez régulièrement faire le point sur ce qui a été fait et réajuster le plan d’action (insérer, modifier, supprimer) en fonction de l’évolution du projet et de son contexte : nouvelles tâches à effectuer et nouveaux problèmes à résoudre.
il est très important de bien répartir les rôles et les tâches de chacun, en fonction de ses compétences et de ses disponibilités. N’oubliez pas que vous avez des objectifs à atteindre, soyez réalistes.

<7. COMMUNIQUER

La communication à pour but de se doter de moyens supplémentaires, parfois essentiels, à la réussite du projet : le savoir-faire et le faire-savoir sont indissociables.
Avant de vous lancer vers les autres, soyez d’abord au clair avec votre propre image, ce que vous voulez en montrer, votre identité officielle en quelque sorte : Qui vous êtes, Ce que vous faites, A qui vous vous adressez. Seulement après, vous pourrez diffuser cette information à l’extérieur en respectant certains principales
1. Cerner les cibles prioritaires : Qui ? Pourquoi ? Les jeunes, quels jeunes, les étudiants, les ruraux… Les partenaires, sociaux, économiques, publics, privés… Le grand public, les familles, les adultes…Les institutions et les médias.
2. Définir le message : Quoi ? Pour qui ? Positionner le projet par rapport à l’existant, identifier les principaux arguments en faveur du projet et adapter le message dans sa forme et son contenu en fonction des cibles.
3. Choisir les moyens : Quels supports ? Combien ? Médias, locaux et/ou nationaux, audiovisuels, Internet, Création de documents d’information, dépliants, affiches…, information directe auprès des acteurs de terrain, associations…, Création d’évènements…
La communication de votre projet est une question importante, qu’il ne faut ni surestimer, ni sous-estimer. Elle fait appel à des compétences spécifiques (rédaction, graphisme, infographie, relations presse…) qui sont autant de coûts supplémentaires. Raison de plus pour rechercher le plus d’impact à moindre coût en fonction des besoins de votre projet et de vos objectifs.

8. METTRE LE PROJET EN OEUVRE

C’est le moment de passer de l’idée au projet, de la réflexion à l’action. Une grande qualité qui vous servira dorénavant très souvent. Vous allez faire la preuve de votre sens des responsabilités, de votre capacité à prendre des décisions et à les assumer.

Vous allez découvrir la « dictature du temps », celle des délais à tenir, des problèmes à anticiper, des imprévus à gérer, le tout dans l’urgence et la sérénité. Vous l’aurez compris : votre motivation étant acquise, tout repose maintenant sur votre disponibilité, sur votre capacité à organiser et gérer votre temps.

Entourez-vous : l’expérience des autres est la meilleure arme contre l’erreur.
Préparez-vous au maximum avant la phase active. Essayez d’anticiper sur les problèmes que vous allez rencontrer. Cela vous fera gagner du temps au moment où vous n’en aurez pas assez, en particulier ; n’hésitez jamais à vous renseigner, plutôt deux fois qu’une,
Prenez conseil notamment sur le plan juridique, pour déterminer quel est le statut le mieux adapté à votre projet ou pour tout engagement contractuel.
Prenez le temps de lire et de comprendre tout ce que vous signez. Ne vous engagez pas au-delà de ce que vous avez ou de ce vous pouvez faire.
Constituez et conservez des traces écrites de tout ce que vous communiquez et recevez. Sachez distinguer entre courrier simple ou recommandé. Certains courriers nécessitent la garantie supplémentaire « recommandé avec accusé de réception ».
– Identifiez précisément les incidences en matière de responsabilités civile et pénale liées à la réalisation du projet.
Mettez-vous au clair avec toute la réglementation, les déclarations, les obligations légales et les autorisations administratives qui relèvent de votre projet. Il sera trop tard pour vous apercevoir le soir du spectacle que vous n’êtes pas en conformité avec les règles de sécurité.
– Ouvrir un compte en banque uniquement affecté au projet à partir du moment où il y a maniement de fonds et veillez à n’y affecter que les dépenses et recettes qui relèvent du projet. Procéder ainsi pourra permettre de voir plus clair dans les finances liés au projet et ainsi faciliter sa gestion mais ce n’est qu’une option

9. FAIRE UN BILAN

Il s’agit ici de prendre du recul par rapport au projet, regarder dans quelle mesure les objectifs ont été atteints (pas du tout, partiellement, en totalité) et à identifier les erreurs à ne plus faire. Bref l’évaluer.

L’évaluation est au service du projet, elle est utile et nécessaire, bien plus que vous ne l’imaginez, elle met le doigt sur vos forces et vos faiblesses.

Elle met en évidence les compétences que vous avez mobilisées (les acquis de l’expérience) et aussi les compétences que vous devez acquérir.

Elle contribue à fidéliser vos partenaires sur de nouveaux projets, elle vous aide à déterminer vos prochains objectifs et vos prochaines actions.

10. DONNER UNE SUITE A VOTRE PROJET

Que le projet soit un succès ou un échec, c’est une invitation à reformuler le projet, à l’améliorer ou tout simplement à réfléchir à un tout autre projet avec des objectifs et finalités différents.

Conduire et gérer un projet quelque soit la nature augmente vos compétences et vos capacités à entreprendre.

A moins de ne pas avoir l’âme d’un entrepreneur on ne peut penser qu’au prochain projet qu’on conduira et au meilleur de soi même qu’on donnera afin que ce dernier soit un véritable succès.

Il est important de ne laisser passer aucune occasion de conduire ou de participer à la conduite d’un projet.

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